企業内の文書管理の効率化を実現
漏洩リスクを低減し、セキュアな環境を構築

ネットビジネス事業部
開発グループ
的野 千鶴 様

「T-CON DOCUMENTS」の開発には約1年を要した。これによって、企業内の文書管理は効率化され、漏洩の恐れがある情報もセキュアな環境で管理することが可能になる。取引先や顧客からのFAXは、そのまま紙で出力して受け取るのではなく、いったんFAX受信サーバに入り、PDFに変換してイメージ化される。その後、私書箱に振り分けられて、宛先になっている受信者は、会社のPCやモバイルで受け取ったり、会社のFAXやMFP、コンビニの出力サービスで紙として受け取ることができる。PCからのファイル転送や、MFPで取り込んだデータのファイル転送も同様だ。FAXの場合はいったんFAX受信サーバに入り、そうではない場合はデータ送受信用サーバに入ってから私書箱に振り分けられる。

これによってFAXを使わなくても文書の送受信ができ、紙から個人情報が漏れるというリスクを大幅に軽減することが可能になる。また、受信後にすぐにイメージ化して鍵をかけるので、Webワークフローとつなげても原本を安全に保管できるようになる。「T-CON DOCUMENTS」には、他にもさまざまな付加機能がある。例えばテキストだけでなく、動画、音声ファイルにMETAデータを付与して検索できるのも特徴の一つだ。前出の和木氏はこう解説する。

「口約束でも商法では契約と見なされます。本来は、契約書の原本を保管しておくのと同じように、契約について会話した音声のファイルを保管しておくべき。音声ファイルにMETAデータをつけて契約書と一緒に『T-CON DOCUMENTS』上に置いておけば、言った言わないというトラブルも避けられるはずです」

東芝ソリューションをパートナーに
幅広いビジネスを展開していきたい

「T-CON Style」全般のマーケティングを担当しているネットビジネス事業部 開発グループの的野千鶴氏は、「T-CON DOCUMENTS」のマーケティングについて、従来との違いを次のように語る。

「T-CON DOCUMENTSは既存商品に比べ、より広い市場をターゲットとした商品戦略をとっています。東芝ソリューションさんと協業することで、新規市場や大手企業様からの引き合いが増え、ビジネスチャンスの広がりに期待を持っています。お客様へのPRという点では、展示会やセミナーへの出展の機会が増え、より多くのお客様へ紹介を行っています。東芝ソリューションさんの営業力や販売チャネルは、この商品のマーケティングにおいて大きな力になりそうです。」

東芝ソリューションの営業力が特に発揮されそうなのが、紙を大量に扱う規模の大きい企業だ。もちろん大企業に導入されれば、それだけライセンス数も多くなる。ただ、東芝ファイナンスの狙いはそこにとどまらない。「T-CON DOCUMENTS」を入口として、「T-CON Style」の他の商品も提案していくことができれば、より大きなビジネスになる。そのマーケティング戦略上でも、同社にとって東芝ソリューションは大事なパートナーだといえるだろう。

一方、中規模企業への展開も視野に入っている。「T-CON DOCUMENTS」はASPシステムなので、導入コストを低く抑えられるという特徴がある。そのため部署単位や中堅企業でも、比較的導入がしやすいソリューションだといえる。例えばギフト業務を通販で行っている会社は、特定のシーズンのみに注文が集中することが多い。ASPなら注文の増減に合わせて運用できるので、無駄のない効率的なIT投資が可能だ。

より具体性が求められるe-文書法対策
文書の原本性を高める機能を強化

将来的には、販売の仕組みだけでなく、システムそのものも大きく進化させていく予定だ。

実は「T-CON DOCUMENTS」は、まだ開発の第一フェーズを終えたに過ぎない。第一フェーズでは、文書を電子化して漏洩のリスクを減らすという個人情報保護の意味合いが強かった。第二、第三フェーズでは、e-文書法に対応する機能をさらに強化していくという。e-文書法は05年4月から施行されているが、同時に施行された個人情報保護法の影に隠れてしまった感が否めない。今後はユーザーの意識の高まりを見極めながら、適切なタイミングで、さらに原本性を高める機能の開発に着手する方針だ。また最近話題の「内部統制」においても業務トリサビリティーの観点から紙媒体の電子化は有効な手段といえる。「第二、第三の開発フェーズでも、おそらく東芝ソリューションさんにお願いすることになるでしょう。さらに良い関係を築くためにも、まずは『T-CON DOCUMENTS』のビジネスを軌道に乗せて実績を作っていきたいですね」と野辺氏が意気込みを語ってくれたように、同社が東芝ソリューションに寄せる期待は大きい。