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株式会社きくや美粧堂様

 

効率化と「IT統制の課題“ゼロ”」を達成した販売管理システム

業務効率化、内部統制強化、リアルタイムな業務処理の実現に向け販売管理システムを刷新。結果、作業の平準化で残業量を削減しつつ出荷量は約1.5倍に。帳票コストの大幅削減や内部統制強化まで、様々な改善を達成。

導入前
事業の急成長を背景に、業務システムのパフォーマンス向上や連動性の改善と内部統制強化を目的とした大幅な刷新を計画。

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導入後
シームレスなデータ連動などにより業務品質を高めると同時に1.5倍の出荷量増を達成。IT統制環境における課題も“ゼロ”の状態へ。

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導入の背景

急速な事業成長を見据え、大規模なシステム刷新へ
きくや美粧堂の写真きくや美粧堂様
営業本部 営業管理部 次長 畠山 勇樹 氏の写真営業本部 営業管理部 次長 畠山 勇樹 氏

サロン向けの毛髪化粧品や美容機器など美容商材の販売を中心に、美容ディーラとしてワンストップサービスを提供している株式会社きくや美粧堂(以下、きくや美粧堂)。業界最大規模を誇る自社倉庫を有することでサロンへのきめ細やかなデリバリーを可能にし、情報誌発行やコンテスト開催などを通じて業界全体の活性化に取り組むなど、美容業界において先進的な活動を行っている。
同時に、サロンや仕入先であるメーカー、運送会社、銀行などを含めた外部と柔軟なシステム連携を行うなど、時代に即応できる環境作りに余念がない。

そんなきくや美粧堂では、20年前に導入したオフコンを2004年にリプレースし、Windowsサーバへ業務アプリケーションを移植した。しかし、商圏の拡大などにより急成長を続ける同社のスピードに対し、移植したシステムは導入して長年経過していることから大規模な刷新が急務だったと営業本部 営業管理部 次長 畠山 勇樹氏は当時を振り返る。「オフコン型のDBではパフォーマンスが不足しており、1日1回はサーバを再起動させる必要がありました。また、社内システム間でのデータ連動性の向上や、上場を見据えた内部統制の強化など、様々な課題も顕在化しており、それらを解決するためのシステム再構築が急務となったのです。」

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導入の経緯

印刷周りのコスト圧縮と物流現場の効率化を目指して
営業本部 営業管理部 情報管理室 室長 川嶋 秀隆 氏の写真営業本部 営業管理部 情報管理室 室長 川嶋 秀隆 氏

基幹システムにおける課題もさることながら、商品の発送や在庫管理など現場運用の面でも課題は山積していた。「以前はドットプリンタを活用して納品書などを印字していたため、定型フォーマットの専用紙にコストがかかっていました。印字位置の調整に手間取るなど、印刷周りの改善も大きな課題だったのです」と語るのは営業本部 営業管理部 情報管理室 室長 川嶋 秀隆氏だ。また、出荷レーンごとに設置されたプリンタの電気系統トラブルや設置スペースなど、現場運用についても改善できる仕組みを検討することとなった。

同時に、重量検品ができるピッキングカートや、複数オーダーをまとめて配送する仕組みなど、将来的には外部システムと柔軟に連携できるインフラへの拡張も視野に入れていた。経営企画本部 物流購買部 部長 大橋 淳氏は、「物流展などに足を運び、現場に活かせる仕組みを検討しました。特に我々の業界は、送料がお客様負担ではないのが一般的です。だからこそ、作業工数を簡素化しながら、配送方法の工夫によってコスト削減につながる仕組みを導入したいと考えたのです」と語る。

さらに、内部統制に求められる要件を畠山氏が取りまとめたところ、受注入力における承認機能の強化などが新たに必要であることも明らかになった。これらの要件を満たすべく、新たな仕組みを模索することになる。

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導入のポイント

ユーザーの立場を理解した対応が安心感につながる

実際に検討を行ったのは、既存プラットフォーム環境の見直しをはじめ、販売管理パッケージをベースにしたカスタマイズ、そしてフルスクラッチで自由に環境を作るという3パターン。その中で選ばれたのが、東芝情報機器株式会社(以下、東芝)が提案した「CAMPUS IX 販売管理」だった。「既存プラットフォーム環境の見直しでは、コストが高いうえに既存の問題点を改善することは難しかった。また、フルスクラッチでの開発では、我々独自の仕様に偏ってしまいます。パッケージ製品なら他の業界も含めたベストプラクティスが含まれており、効率的な仕組みを取り入れることができると考えたのです」と畠山氏。

また、複数のパッケージ製品の中から東芝を選んだのは、「技術者が提案段階から私たちと一緒に検討してくれたことで、誠実さや安心感が得られたのは間違いありません。不明なポイントにも即答してくれましたし、実現が難しいことでも代替案をきちんと提示してくれたのでとても信頼できました」(畠山氏)ハードウェアからソフトウェアまで自社の製品で囲い込もうとするベンダーもいた中で、きくや美粧堂の立場に立って最適な仕組みを提案したのが東芝だったのだ。

機能面については、「CAMPUS IX 販売管理」に標準で備わっていた預託管理機能がポイントになったと畠山氏。「お客様に試着用の"かつら"を預けており、これを在庫資産として管理する仕組みが必要でした。統制環境の強化を図るには必要な機能の1つだったのです」

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導入の効果

作業効率や棚卸精度が飛躍的に向上、IT統制の課題を“ゼロ”に
経営企画本部 物流購買部 部長 大橋 淳 氏の写真経営企画本部 物流購買部 部長 大橋 淳 氏
営業本部 営業管理部 情報管理室 主任 鈴木 絵美子 氏の写真営業本部 営業管理部 情報管理室 主任 鈴木 絵美子 氏
左:営業本部 営業管理部 営業事務室 主任 古谷 清乃 氏、右:営業本部 営業管理部 営業事務室 鮫島 理美 氏の写真左:営業本部 営業管理部 営業事務室 主任 古谷 清乃 氏
「システムが止まることなく作業することができるようになり、事務員の残業時間も一人当たり10時間/月の削減ができました」
右:営業本部 営業管理部 営業事務室 鮫島 理美 氏
「受注から発注、仕入れ、出荷などすべてのデータが連動しており、問い合わせにも迅速に回答しやすくなりました」

2010年11月より本稼働を開始した「CAMPUS IX 販売管理」は現在まで順調に稼働を続けており、売上管理や仕入管理をはじめ、売掛・請求管理、買掛・支払管理、在庫管理などの業務を強力に支援している。入出荷では無線ハンディターミナルを活用し、精度の高い在庫管理を実現している状況だ。「状況確認がシステム上で迅速に行えるようになり、作業性は大きく向上しています。また、帳票ツールで一般用紙を使えるようになり、その結果印刷コストを年間1,000万円以上も削減できました」と川嶋氏。

実際の出荷量は概算で1.5倍増の最大7万5,000ピースまで増やすことに成功。ピッキング件数も月平均2万件あまり増やすと同時に、作業の平準化によって週20時間近くあった残業をほぼゼロに減らすことができた。点在していた倉庫の集約も実現し、販売管理システムにリアルタイム接続された無線ハンディターミナルなどの活用によって、現場における新人の教育時間も2時間かかっていたのが30分となり、4分の1にまで短縮された。また、現場作業が習得しやすくなったことにより、離職率の改善にも寄与していると大橋氏は満足気だ。

さらに、棚卸の精度にも大きな効果が表れているという。「日々の積み重ねの結果ですが、当初2%ほどだった誤差を0.02%にまで縮めることができました。ハンディターミナルで工程を新たに追加し、運送会社とデータ連携することで、お客様に正確に商品を届けることができています」品質を高めながら出荷量を増やすことができたと大橋氏は評価している。

事務の現場では、出荷の状況確認など各種問い合わせに迅速な対応が可能になったことで「顧客満足度向上に一役買っている」と営業本部 営業管理部 情報管理室 主任 鈴木 絵美子氏は評価する。サロンに納品したドライヤーをはじめとした修理品の管理や返品処理も過去の出荷履歴と照らし合わせながら管理できるなど、様々な業務に「CAMPUS IX 販売管理」が活かされている。

内部統制の強化については、「入金の自動化によって、支店の事務員から本社の経理部門に入金管理業務を移管でき、本社管轄での内部統制強化に繋がっています」と畠山氏。「CAMPUS IX 販売管理」を導入したことで会計基準の統一が可能となるなど、内部統制の強化に大きく貢献している。監査法人が行ったIT統制環境のレビューではシステムに関する課題は"ゼロ"の状況だという。

なお、システムの提案から実際の運用サポートまでを一括で行っている東芝については、よい協調関係を築くことができていると畠山氏は評価している。また、在庫管理の仕組みについては「1年近く物流現場に常駐していただき、一緒に仕組みを作り上げてもらいました。事例先を紹介くださり、現場見学させていただいたこともありました。適切なアドバイスや最適な提案に感謝しています。できるだけシンプルに運用できるよう、機能を増やすだけでなく"削る"ということにも協力してもらった」と開発を担当した関東東芝情報機器システム株式会社に対しても大橋氏の評価は高い。

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将来展望

物流のリーディングカンパニーを目指す
営業本部 営業管理部 次長 畠山 勇樹 氏の写真営業本部 営業管理部 次長 畠山 勇樹 氏

今後について畠山氏は「美容業界の今後の動向にもしっかりと対応していきながら、最先端の物流を取り入れるべく日々努力していきたいと考えています。複数オーダーをまとめて配送する仕組みや倉庫間移動などを含めたトータルでコスト削減を進めながら、さらなる業務のスピードアップを図っていきたい」とその意気込みを語る。また、電子マネーやクレジットカードなどへの対応をはじめ、サロンからのFAXによる注文をPCやスマートデバイスを活用することで電子化する仕組みなども検討しており、業界におけるシステム化のリーディングカンパニーとしてさらなるIT化を推進していきたいと今後の展望を語った。

業務の中核を担う販売管理システムを活用していくことで、ビジネスのさらなる拡大を目指している、きくや美粧堂。「AGENT3 シリーズ」およびその関連製品である「CAMPUS IX 販売管理」を提供している東芝ソリューショングループは、これからもきくや美粧堂のIT戦略に沿って新たな提案を続けていく。

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お客様の企業情報

会社名:
株式会社きくや美粧堂
設立:
昭和31年1月
代表者:
代表取締役社長 増保憲一
従業員数:
250名
資本金:
4,300万円
本社所在地:
東京都大田区上池台5-5-5
事業内容:
サロン向けの毛髪化粧品や美容機器など美容商材の販売を中心に、美容ディーラとしてワンストップサービスを提供。コンテストなどのイベントや各種セミナーの開催、情報誌発行などを通じて、業界を活性化するための活動を積極的に展開。
導入プロダクト:
CANPUS IX 販売管理
URL:
http://www.kikuya-bisyodo.co.jp/別ウィンドウで開きます

この記事内容は2011年12月に取材した内容を元に構成しています。記事内における数値データ、組織名、役職などは取材時のものです。

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