Microsoftソリューション

今回は、現在Notesをお使いで「Office365へ移行したいけどどうしたらいいの？」とお困りのお客様に、東芝が数年かけて移行した確かな実績に基づきご提供するNotesからOffice365へのマイグレーションサービス「Notes移行ソリューション」をご紹介いたします。
東芝は2009年から数年かけてNotesからExchange（メール）、SharePoint（情報共有）への移行を完了しました。その時の産物の一つが、東芝のNotesからOffice365へのマイグレーションサービス「Notes移行ソリューション」です。当時は13万人の大規模移行事例としてもてはやされ、マイクロソフト社のサイトにも大規模Notesマイグレーション事例として掲載されました。
しかし、その成果の陰には、事例も無い状況のなかで、SharePointの仕様書やリリースノートと格闘しながら、課題の一つひとつに必死に取り組んだ東芝の総合力があります。このように四苦八苦して得たノウハウや自前のツールから誕生したのが、東芝の「Notes移行ソリューション」です。
Notes移行に関するご相談も少なくなり、世の中そろそろNotes移行業務も完了しつつあるのかなと思っていた2016年も後半に入った頃から再び、Notesを止めたい、NotesからOffice365へ移行したい、といったご相談を立て続けにいただきました。何故ここに来て急に？！と少しバタバタしています。理由を想像するに、マイクロソフト社のクラウド戦略の影響で、従来のオンプレミスのEA契約を更新する際に、Office365に切り替えたほうがコストを抑えられることを認識されたのではないでしょうか。
前置きが長くなりましたが、“これからNotes移行を考えなければならない”というお客様に、約48,000のNotesDBを仕分けしながらマイグレーションした実績に基づいて「東芝がご提供できるサービスは何か？」をご紹介いたします。

１．NotesDBの見える化

Notesをお使いでNotesを何とかしないと・・・とお考えのお客様に多いケースが、NotesDBが沢山ある、ワークフローも使っている、EUC※１でIS部門が状況を把握できていない、といったものです。
これは現状がわからないために過大な不安を持つことになり、移行による負担を気にして躊躇してしまうパターンです。東芝のNotes移行の成功要因は、自動分析ツールを用意し、48,000のNotesDBを分析し、目に見える状態すなわち俯瞰してプランが考えられる状態にして進めたことです。このノウハウをサービス化したものが「Notes移行アセスメントサービス」です。

２．Notes移行ツール

東芝13万人のNotesメールや48,000のNotesアプリケーションは、人手だけでは移行できないので、移行ツールを東芝グループで開発しました。このツールのポイントは、東芝が業務で必要と考えて準備した47のSharePointテンプレートに移行しやすいだけでなく、NotesDBをXML形式に抽出、XMLファイルからSharePointへ移行できる点です。Notesアプリケーションの管理者や利用者がSharePointを使ったときのイメージを見ながら、SharePointへの移行が可能かどうか判断ができますし、SharePointへ移行できない場合もXMLファイルからRDB※２へ、業務システムへとデータの移行が容易に行なえます。

３．Notes移行ガイド

最後の難関はスムーズなユーザ展開です。メール閲覧ソフトOutlookはNotesとはユーザインタフェースも機能も違うので、事前のアナウンスや教育、FAQなどを準備しきちんと計画立てて切り替えないと大混乱を招きかねません。SharePointへの移行では、ユーザが移行ツールを用いて自分たちで行う方が意図した形で移行でき、品質確保・コスト削減・短期移行が実現できます。EUCの進んだNotesアプリケーションの移行はIS部門だけでは完遂できません。
これらの経験を基に作成したガイドラインが「Notes移行ガイド」です。NotesメールからExchangeのメール、NotesアプリケーションからSharePointテンプレートへ移行する上で何をしたらよいのか？使い方はどうなるのか？などをまとめてあります。お客様固有の情報に合わせてテーラリングすることでお客様の移行計画とレベルに合ったガイドとなり、利用ユーザだけでなく、管理者のユーザ展開の負担軽減を図ることができます。
最後になりましたが、Notes移行成功のキーポイント、それは『使い慣れたものをそのまま移行するという意識ではなく、新しいものに変えていくという意識』で取り組むことです。
これは、最大のポイントであり、また、場合によっては最大の難関でもあります。

※１EUC：End User Computing
※２RDB：Relational Database

本コラムについてさらに詳しい情報を知りたいという方は、２～３月に開催する「NotesからOffice365へのマイグレーションセミナー」にお申込みください。実際に東芝のNotes移行プロジェクトでPMOチームに属していたメンバがセミナーでお話いたします。

関連情報：⇒脱Notesソリューション

※Microsoft、Office 365、SharePoint、Outlookは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。
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