Toshiba Solutions Success Portfolio お客さまとともにつかんだ成功の事例をご紹介

2000名以上を一元管理できる人事情報システムの構築を目指す

ビジネスサポートセンター
人事サポートグループ 主管
岡地 秋男 氏

グループ全体の経営管理機能の強化とガバナンス強化を目指すなかで、戦略的に人事総務機能をシェアード化し、各事業部およびグループ会社がコア事業に専念できる体制の確立を模索。そこで、グループにおける人事給与および勤怠管理など、間接部門を主管する「ビジネスサポートセンター」を新たに設置し、シェアード化に向けての第一歩として現状業務のヒアリングを開始することになったと団野氏。「物流や情報などメーカー機能とは異なる業態のグループ会社もあり、就業規則などの考え方は千差万別です。そこでヒアリングシートを作成し、就業形態や給与の締め日、給与計算の方法など就業規則上のトピックスを洗い出しました。この過程で課題を明確化し、どこまで対応すべきなのかを話し合っていったのです」。

また、システム面では、同社は以前に導入した人事管理パッケージを活用しており、グループ会社では使っているシステムがそれぞれ異なっていたことで、これらを一元的に管理できる仕組みを求めていたと語るのは同グループ 主管 岡地 秋男氏だ。「特に2,000名以上の企業、且つ、シェアード化に採用実績のあるパッケージを活用したいと考えました。

また、多様な業態に耐えられる人事管理、給与計算の仕組みが実装されていることも重要なポイントでした」。

そこでグループ内でコンピュータシステムの開発、運用および管理の受託を行っている株式会社NSPが中心となり、製品の選定に取りかかることになったのだ。

就業管理パッケージとの親和性と熱心なサポートが高評価に

製品選定の過程では、複数製品の資料請求やベンダー訪問を行うなど詳細な情報収集を実施。その過程でNSPの目に留まったのが、東芝ソリューションが提供する人財管理ソリューション「Generalist」だった。なかでも重視したのは、NSPが提供する就業管理パッケージ「Log＠Time」とのデータ連携を含めた親和性の部分。このデータ連携については、東芝ソリューションの営業や技術部門の熱心なサポートが安心材料となりNSPより高い評価を得ることになる。そこで実際に製品を同社に持ち込んでデモを実施し、同社は実現したいことが達成できると判断。結果的にグループ共通の人事給与システムは東芝ソリューションが提供する「Generalist」、勤怠管理システムおよび申請・評価系システムはNSPが提供する「Log＠Time」を導入、グループ全体の人事管理業務を強力に支える基盤が整った。

2009年10月より5社を対象にシェアード化をスタートさせ、その後2011年4月より残りの4社がシェアードサービスへ移行、同社を含めたグループ9社による共通の人事情報システムが稼働することとなったのである。

業務の質を向上させるシェアードサービスが省力化に大きく貢献

ビジネスサポートセンター
人事サポートグループ リーダー
団野 嘉信 氏

シェアードサービスを運営しているビジネスサポートセンターでは、現在グループ会社に在籍する2,400名あまりの人事情報を管理しており、人的情報の一元管理により能力資源のDB化に成功、グループ全体の間接業務の省力化に大きく貢献している。「これまでは人事情報にばらつきがありましたが、現在は必要な情報がきちんと網羅され、均一な情報管理が可能となりました。さらに履歴管理もできるようになっています」と団野氏は評価する。同社では年に二回の定期異動が行われるだけでなく、毎月小規模の異動もあるなど、グループ全体で人材交流が盛んに行われている。人事情報が統一されたことで、異動の管理もしやすくなったという。

省力化については「以前なら給与計算だけで2時間あまりを要するケースもありましたが、今は10分足らずで処理が終わります。また、Web化されたことで、当センター内のどの端末からでも給与計算が可能となっています」と岡地氏はその効果を実感している。また、賃金明細や源泉徴収票がWebブラウザから確認できるようになったことで、明細書印刷に関わる手間と時間が大幅に削減されただけでなく、過去の給与情報にまでさかのぼって確認できるようになったと現場から評価の声が挙がっている。

もちろん、シェアード化を推進したことにより、給与計算などの兼任業務から解放され、本来行うべき業務に集中できるようになったことで仕事の質が向上、業務の効率化に繋がっていると。「連結決算などで統制環境も厳しくチェックされる機会が昨今は増えていますが、グループ全体で内部統制環境の基盤が整備されたことは大きい」と団野氏。企業や役職に応じて情報閲覧の範囲を限定できるため、セキュリティ面での効果も高い。

ビジネスサポートセンター
人事サポートグループ 主管
岡地 秋男 氏

システム面では、個別に構築されていたシステムが統合したことで、保守やアップグレードなど運用部分での心配事が減ったこともグループ会社から評価されているポイントだ。「サーバーの集約など情報システム分野でもコスト削減に繋がっています。稼働後のシステムも安定しており、大きなトラブルもなく順調に進んでいます」と岡地氏は語る。

また、法的な対応や制度面でもシェアード化によって親会社のサポートが受けられるようになったことも評価されているポイントの一つだと団野氏。「グループ会社の中には人員も少なく、法改正などへの対応が十分でないケースもあります。今では専門知識を持った、相談できる相手ができたことで、法的な側面でも安心できる環境が整ったと現場から喜ばれています」。

なお、東芝ソリューションに対する評価については「ユーザーが集まる機能強化審議会の中で決められた機能を柔軟に追加していただけるなど、システムの柔軟性が非常に高いのが魅力の一つ。分科会では、ユーザーのシステム運用事例の紹介、またGeneralist Collegeと呼ばれる教育コースが用意されていますので、教育面でもサービスが充実していて大変ありがたい」と岡地氏は高く評価する。

機能拡張を続けていきながらグローバルへの対応を模索

日清オイリオグループ株式会社 様
団野氏（左）岡地氏（右）

今後について団野氏は「例えば、年末調整の対応など、システムの範囲をさらに拡張していきたいと考えています。また、今後の検討事項として挙げているのが海外の部分。グローバル化するビジネスの中で、どのように管理していくべきなのか、しっかりと考えていく必要があります」と語る。特に、現地化していく海外マーケットの中で、どんな研修を受けてきたのか、どんなキャリアを経験してきたのかなど、人事情報システムの役割がこれまで以上に重要になってくると団野氏。グローバル企業として人事情報をもとに従業員をどうマネジメントすべきなのかは、今後のビジネスを考える上での大きな命題なのである。

また、運用面でも今後検討すべき項目を団野氏は指摘する。「シェアード化された仕組みの中で、日本にこの環境をそのまま置いておくべきなのか、もしくは各国に持たせるのかはしっかり考える必要があります。労働力や労働単価を勘案し、カントリーリスクも考慮に入れながらベストな判断をすべき場面が近い将来出てくるでしょう」。

グループ全体で行った人事情報システムのシェアード化の基盤として、幅広い要件に高い拡張性で応えることが可能な人財管理ソリューション「Generalist」。グローバルシフトが加速する同社の環境にも十分耐えうる仕組みとして、今後も日清オイリオグループ全体の人財管理を強固に支えていくだろう。