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DiGiTAL T-SOUL
Vol.
33

「ほしい」「楽になる」機能をスマホで利用社員の新しい「働く」をサポートする「Generalist/PA」 「ほしい」「楽になる」機能をスマホで利用社員の新しい「働く」をサポートする「Generalist/PA」

東芝デジタルソリューションズ株式会社 ICTソリューション事業部 HRMソリューション部 技術担当 萬 大祐
東芝デジタルソリューションズ株式会社 ICTソリューション事業部 HRMソリューション部 技術担当 萬 大祐

今や多くの企業が取り組んでいる働き方改革。東芝デジタルソリューションズでは、働き方改革を支援するさまざまなソリューションを提供しています。商品化から23年、国産の人材管理パッケージでトップクラスの導入実績を持つ人財管理ソリューション「Generalist」もそのひとつです。新たに2018年にリリースしたソリューション「Generalist/WR(ワークスタイル・リ・デザイン)」では、労働環境の改善や社員のモチベーションアップ、生産性・業務効率の向上という働き方における企業の課題解決をサポートする機能を提供しています。ここではGeneralist/WRのコンセプトを踏襲して開発されたソリューション、社員個人の「働く」を支援する「Generalist/PA」についてご紹介します。

働き方改革には社員の満足度向上が重要

国が推進する働き方改革。厚生労働省によると、その目的は、「働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現することで、成長と分配の好循環を構築し、働く人一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指します。」です。この目的を遂行するため、企業はさまざまな施策を講じています。

しかし、日本能率協会が2019年2月に発表した「2018年 第9回ビジネスパーソン1000人調査(働き方改革と副業編)」によると、働く人々の70%弱は「働き方改革が進んでいると実感していない」と回答しています。その原因として、これまで企業が導入してきた施策は、社員一人ひとりの満足度やモチベーションの向上につながる施策になっていなかったのではないかと、東芝デジタルソリューションズでは考えています。

ただし、新型コロナウイルスの影響により2020年以降は、社員の意識も大きく変わっていると思われます。

また、米国の大手調査会社であるギャラップ社が、2017年に世界各国の企業を対象に行った従業員のエンゲージメント(仕事への熱意度)調査によると、日本は「熱意あふれる社員(Engaged)」の割合が6%で、調査した139カ国の中で132位という最下位に近い結果でした。さらには、「熱意に欠ける社員(Not engaged)」が71%、「会社に反感を持っている社員(Actively disengaged)」が23%の割合を占めていました。

経済において、全体の数値の大部分は、それを構成する一部の要素が生み出しているという、イタリアの経済学者であるヴィルフレド・パレートが発見した「パレートの法則」があります。「80:20の法則」「2:8の法則」とも呼ばれ、例えば、全商品の上位2割が8割の売上を生み出している、といったことがよく挙げられます。

先のエンゲージメント調査の結果をこの法則に当てはめると、「熱意に欠ける社員」の中にも、「もっと活躍したい」という気持ちをもつ社員が含まれていることになります。このような社員への働きかけは、働き方改革にとって重要な要素です。厚生労働省の調査*においても、「経営においては、『従業員満足度』と『顧客満足度』の両方を重視するのが重要」とか「人事目標の達成度合いが高い企業において、売上高営業利益率が『増加傾向』にある企業の割合が高い」といった報告がなされており、社員の満足度が企業の業績向上にもつながっていることが想定されます。

*出典:
厚生労働省「今後の雇用政策の実施に向けた現状分析に関する調査研究事業(平成27年度)の報告」
https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000127983.html

Generalist/PAが提供する「個人の役に立つ」機能とは

当社には、人財管理ソリューション「Generalist」において、ワークスタイル・リ・デザイン(WR)をコンセプトに掲げた働き方改革支援ソリューション「Generalist/WR」があります(図1)。

図1 Generalistの特長

このGeneralist/WRの中で、それぞれ「ワークスタイル」「モチベーション」「生産性改善」に視点を置いたツールの開発を進めています。これらのツールが歯車のように回り始めることで、社員の「働く」と、働き方改革における企業の課題を解決する支援を、効果的に行います。

この中で、社員個人の「働く」を支援するツールが、今回ご紹介する「Generalist/PA(Personal Assistance)」です。Generalist/PAは、従業員満足度の向上にもつながる「個人の役に立つ」機能を提供することで、社員個人の新しいワークスタイルをサポートするスマートフォンアプリです。このアプリを使ってどのようなことが可能になるのか、その機能をご紹介します。

第一に、テレワークの活用を容易にする機能です。働き方改革の施策のひとつとして、テレワークを推進する企業が増えています。テレワークは、柔軟で多様な働き方を求める社員にとって、モチベーションが上がるうれしい施策です。ただし、この活用を促進させるためには、テレワークを利用する部下の管理や、テレワークの開始と終了を上司に伝える仕組みを簡単で便利にする必要があります。

Generalist/PAは、そんなテレワークに関する課題を解決します。例えば、MicrosoftのOutlookやOffice365のスケジューラーと連携させて、事前にスケジューラーに「テレワーク」の予定を入れておけば、業務開始や終了は、スマートフォン上のGeneralist/PAでワンクリックするだけ。テレワークの中断や再開も、ワンクリックで登録できます。もちろん、メールなどで上司やチームのメンバーに連絡する手間は必要ありません。Generalist/PAは、Microsoftのコラボレーションツール「Microsoft Teams(以降、Teams)」とも連携し、テレワークを利用中の社員の状況をTeams上で把握できるのです。さらに、必要に応じスマートフォンのGPS*から取得した位置情報を使うことで、勤務場所の証明も行えます。

*GPS:
Global Positioning System

第二に、自分の働き方を知り、生産性の改善につなげることを目的とした機能です。前述したように、6%の「熱意あふれる社員」と71%の「熱意に欠ける社員」のうち「活躍したい」という気持ちを秘めている社員は、20%程度いると想定されます。この社員たちが、よりやりがいのある働き方を見つけ出すためには、まず自身がどう働いたのかを把握することが重要になります。

Generalist/PAは、個人の予定に対して、時間通りに完了したのかを簡単に登録できます。さらに日々の予定と完了したタスクの状況を確認することはもちろん、ダッシュボード機能を使うことで、該当月の予定とその実績をグラフで見ることもできます。自分の働き方が見える化されることで、個々の予定にかかった時間の把握が容易になり、それは、予定それぞれの実現性を見直すきっかけに、さらには自身の生産性の改善につなげることができるのです(図2)。

図2 働き方改革支援ソリューション「Generalist/PA」

JINS MEMEとの連携で集中度を分析 レンズをとおして職場と働き方を視る

個人およびチームの生産性をさらに向上させる取り組みのひとつとして、株式会社 ジンズが提供する、集中力を計測するメガネ型ウェアラブルデバイス「JINS MEME」との連携を進めています。このソリューションの活用により、自分自身の集中度を、作業内容や時間帯で客観的に把握できるようになります。個人の働き方を見直すきっかけとなり、例えば、集中度の高い時間帯には集中して行いたい重要度の高い作業を入れ、集中度の低い時間帯には人とのコミュニケーションや休憩を入れるなど、メリハリのある働き方を実践できるでしょう。

また、チームのメンバーの集中度もリアルタイムにわかるため、相手の集中度が高いときには声をかけないようにするなど、お互いの状況に配慮したコミュニケーションをとることができます。さらにBI(ビジネスインテリジェンス)ツールと組み合わせて、各社員や組織全体が集中していた時間の推移などをグラフで可視化することで、個人および組織の働き方の傾向を知ることができます。

働き方改革における施策の指標のひとつとして活用できることに加え、組織それぞれの働き方の傾向を分析して改善に役立てることもできます。また社員のモチベーションの分析などにも活用できるでしょう。つまり、チームの能力や成果の向上につなげることが期待できるのです。

そのほかにもGeneralist/PAは、便利な機能をたくさん提供しています。例えば、休暇の取得を推奨する仕組みがそのひとつ。業務終了を入力したときに翌日の予定がない場合は、「明日は予定がありません」というメッセージとともに「休暇を取る」という休暇の取得を促すリンクが表示されます。ここで休暇を取得した場合は、スケジューラーへの登録やTeamsへの投稿などが、自動的に行われます。このような仕組みは、個人には休暇を取ることへの意識づけを、企業には休暇を取りやすい組織文化を醸成することにつながるでしょう。

また、会議やイベントなどを開催する際、スケジュールを確保したいメンバーを選択して空き時間を検索すれば、メンバー全員の空き時間を教えてくれ、そのままスケジュールの登録ができる機能や、タスクをスケジュールに割り付ける機能なども提供しています。

社員の人生を豊かにするサービス「kitekite」

さらに、従業員満足度の向上につながる新しいサービスとして当社が現在開発しているのが、Generalistポータル「kitekite」です。これは「社員の人生を豊かにするサービス」として、社員個人のその時その時の状況に合わせて世の中の便利なサービスを紹介するポータル。kitekiteにアクセスすることで、子育て支援、健康、ペットサービス、自己啓発、副業、社会貢献など、さまざまな情報を容易に手に入れることができます。

利用者は、通常、こういったサービスを利用する前提として個人情報の入力が必要ですが、サービスによってはkitekiteを経由して人事システムと連携をするため、すぐに利用が可能です。また、就業中の隙間時間に利用することができます。

もちろん、導入する企業にとってもメリットがあります。第一に、手軽に従業員サービスの拡大が図れること。これにより従業員満足度の向上や、入社希望者の増加も期待できます。第二に、福利厚生の拡大と省力化が両立できること。そして第三に、サービスが随時追加されるため、最適で最新のサービスを企業側の負担なしに実現できることです。

社員一人ひとりがやりがいを持って働ける環境をつくる

働き方改革は、企業全体の課題を解決するための施策ですが、真の目的は社員一人ひとりがやりがいを持って働ける職場環境をつくることです。つまり、社員が主人公の働き方改革が重要なのです。そのためには、社員個人をサポートして働きやすい環境を整えてくれるソリューションの活用が欠かせません。Generalist/WRはその実現をサポートするソリューションとして、「ワークスタイル」に視点を置いた社員個人の新しい「働く」を便利にするツール「Generalist/PA」を提供しています。これに続いて、「モチベーション」や「生産性改善」に着目したツールの提供も予定しています。

今後も、働く社員の「ほしい」「楽になる」を追求し、企業の働き方改革に貢献するとともに、従業員満足度やモチベーションの向上を支援できるよう、Generalistを発展させていきます。

この記事に掲載の、社名、部署名、役職名などは、2020年6月現在の情報です。

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